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科怡檔案管理軟件功能介紹
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  一、系統函蓋了檔案業務的全過程,易學易用
  為契合大型企業級用戶特點,系統包括對文件、檔案、資料的管理以及檔案業務處理的全過程,包括錄入、檢索、利用、編轉移接、統計以及數據管理等功能。統一美觀的界面,方便可行的操作向導,使系統簡單易用。
  二、優化文件管理和檔案管理,做到了兩者的無疑縫連接
  文書檔案的管理真正做到了“文檔一體化”管理,輕松實現文件向檔案的轉化;遵循國家標準;同時支持傳統與簡化(新式)兩種組卷方式,允許用戶自定義檔號格式;案卷調整更加方便快捷,在輕點之中就可對案卷進行拆卷、分卷、合卷和卷內順序等操作。
  三、檢索方式靈活多樣,確保查詢速度
  檢索速快,十萬條記錄2秒以內響應;查詢方式除簡單查詢外,系統還提供自定義查詢和多表查詢,通過自定義查詢目錄保持查詢條件,以后只要通過點擊就可以實現快速檢索;多表查詢則是同時在多個目錄數據中找出符合條件的記錄。同時系統還提供分頁瀏覽的方式實現數據的快速查詢。
  四、管理對象可隨意擴充,體現了系統的可擴展性和開放性
  系統管理對象可擴充,用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關信息,也可按自己需要實施分類方案,對管理對象逐級劃分,充分契合用戶業務變化的需要。
  五、量身定制和通用標準相結合,優化檔案管理
  符合檔案管理國家標準和行業標準(OA),系統在追求通用性的同時,滿足不同行業用戶的不同需求,實行量身定制,將先進的檔案管理理論和與實際操作有機融合,站在專業角度提升用戶檔案管理的科學性。
  六、人性化的設計理論,讓用戶自定義
  世紀科怡以人性化為設計理念,為用戶營造一個輕松自在的工作氛圍。用戶可根據實際情況和個人喜好隨心所欲選擇和設計界面、報表格式。系統設計了動態聯機在線幫助,對操作提供第及時支持,讓用戶享受工作樂趣和科技魅力。
  七、完善的數據管理,實現數據共享,確保數據的安全
  實現多種備份功能,可以將目錄數據及電子原文數據壓縮后向軟盤、光盤備份,也可將各種備份資料迅速恢復丟失的數據,確保用戶的寶貴數據安全無虞。通過導入導出,使不同機器和用戶之間的數據自由輸入、輸出,互相交換,實現數據資源的共享。
  八、功能模塊
  文件管理
  文件是檔案的主要的來源,文件管理指對公文(包括收文、發文、內部文件)的管理。在本系統中,加入文件管理功能,是實現文檔一體化的需要。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔及報表打印三部分。
  文件登記
  在文件管理業務流程圖中點擊“文件登記”圖標進入“文件錄入”窗體。
  文件處理
  文件處理即將上述登記時的文件轉入公文處理過程,本系統主要包括分發、傳閱和處理三個環節。
  文件歸檔
  文件歸檔是指辦理完畢的文件,經過系統整理后,進行歸檔保存的過程。
  檔案管理
  檔案管理是本系統的核心模塊,它主要涵蓋了檔案管理中重要的業務處理過程,包括檔案的錄入、組卷、調整和制作目錄等。
  原文管理
  本模塊實現對多個原文(各類電子文檔,如MS OFFICE文件、圖形文件、影象文件、多媒體文件等)的管理,功能包括對原文的掃描、添加、瀏覽、刪除、排序和文件信息修改等。
  制作目錄
  本模塊實現各種目錄的打印功能,在打印過程中,您可以設定各種打印條件及排序條件。
  檢索
  檢索是一項十分重要的功能。本系統檢索功能包括文、檔案和資料的檢索。檔案人員在管理過程中的編目、編研、利用、鑒定等工作中經常要使用到檔案檢索功能。利用計算機進行檢索則大大提高了檔案檢索的速度,結束了手翻帳本的時代,是檔案管理走向現代化的標志。
  利用
  檔案的最終目的是為社會提供檔案材料與檔案信息,從而為社會各界服務。本系統中檔案利用不僅對檔案實現利用管理,同時出把文檔管理納入其中,其功能主要包括利用人管理、利用登記、利用管理、利用統計五個環節。
  檔案保管
  檔案保管工作是根據檔案的成份和狀況,為延長檔案壽命所采取的一系列存放的安全措施。本系統中檔案保管的內容包括以下庫房溫濕度登記和設置存放位置索引兩個方面。
  檔案鑒定
  檔案的鑒定銷毀工作,是檔案館(室)對檔案文件的價值作出判斷,并對保管期限已滿,失去保存價值的檔案予以銷毀。本系統中鑒定銷毀的工作包括到期鑒定和銷毀鑒定兩個環節。
  移交接收
  移交接收工作是指檔案館確定接收對象,然后向移交單位發出接收通知書,各移交單位按要求將其管理的保管期限為長期(含長期)以上的文書檔案、科技檔案、照片檔案、相關資料實體與檢索目錄以及與其全宗配套的編研材料向檔案館移交的過程。
  編研
  檔案編研工作是指檔案館(室)根據社會利用的需要,對檔案內容進行研究和編篡的工作。
  統計
  統計是以表冊或數字的形式,揭示檔案和檔案工作中諸現象的發展過程及其一般規律的工作,同時也可以讓檔案管理人員隨時掌握館藏情況。
  界面設計
  動態、靈活地設計數據操作界,是本系統的主要特點之一。您可以根據自己的喜好設計具有個性化的界面,真正達到人性化的管理。其內容包括記錄操作界面(卡片式和網絡式)和瀏覽界面的設計,界面設置指的對文件管理和檔案著錄主界面的設置。
  數據管理
  在計算機檔案管理過程中,數據資源的安全向來是至關重要的。為了防止數據的損毀或丟失而造成的巨大損失,簡單有效的方法就是經常對這些重要的數據進行備份,對這些丟失的數據進行迅速恢復。
  系統維護
  系統維護主要是對軟件的核心數據進行調整,它一般由系統管理員操作。本模塊主要實現尖加用戶、增加檔案門類、定義實體分類、設置檔號格式等功能,并提供系統輔助管理工具。

 

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