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世紀科怡2008檔案管理系統功能介紹
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簡介
  世紀科怡檔案管理系統2008版是在3.2.1版的基礎上推出的一款全新產品,繼承并發揚了科怡產品的一貫優勢,并在多個方面進行了全新研發,特別增強了數據操作、原文管理、掃描加工、查詢利用和檔案編研等多個方面。

  

一、 文件管理
  文件管理主要針對公文處理流程設計的,系統主要有文件登記、文件傳閱、文件處理、文件分發以及與檔案管理銜接的文件歸檔。另外針對部門介于文件和檔案之間的資料圖書管理,在文件管理模塊中新增加了資料登記管理。


文件登記
根據文件生成渠道的不同,系統把文件管理分為:來文、發文和內部文件,并提供給用戶自定義文件類別的功能,用戶可以根據實際需求靈活定義文件管理類別。


文件處理
  文件登記后進入文件處理流程,系統跟蹤文件處理整個過程,用戶可通過網絡直接進行文件處理,也可打印文件處理單,進行手工處理。


文件歸檔
  系統可直接把文件管理中的各類文件按照一定規則直接歸檔進入檔案管理,不需要客戶重新進行檔案錄入。
 

二、 檔案管理
  檔案管理模塊主要是進行檔案的錄入、歸檔整理、檔案調整、打印報表、原文管理等,同時為了便于用戶進行數據操作,系統在檔案管理模塊特別設置了查詢、排序、批量修改、數據回收站、自動標引主題詞、自動組卷、文件關聯、提取、分頁、目錄序列、關聯顯示、界面調整等。
檔案錄入
  系統為用戶提供的數據錄入界面是卡片式界面,進行數據錄入時,系統支持TAB鍵和ENTER鍵從左至右、從上至下的自動跳項;系統支持用戶自行修改調整錄入界面;系統支持自動增加新記錄和自動生成檔號,在卡片錄入界面的工具條“選項”中,用戶可調整是否進行自動處理,系統默認進行自動處理, 自動增加新記錄是指,當用戶勾選時,在完成卡片界面的最后一個錄入項目后按TAB或ENTER鍵時,系統自動保存數據并進行新記錄錄入狀態,且自動跳轉到卡片第一個錄入項目;自動生成檔號被勾選時,用戶在進行數據錄入時,系統會根據系統管理的檔號格式中所設置的檔號生成項目自動生成檔號。為提高用戶數據操作效率,用戶可對每個管理項目字段進行“字段可空”、“值可重復”、“權限控制”、“自動加一”、“值繼承”等屬性設置;系統支持自動標引主題詞,系統除了用于數據錄入的卡片界面外,還提供了大數據羅列的網格式數據列表界面,同時支持網格列表管理項目字段的調整。
 


歸檔
  在檔案管理中的歸檔子模塊的功能和文件管理中的文件歸檔功能基本一致,均是對未歸檔整理的數據進行歸檔整理,不同之處在于文件管理中的歸檔是針對文件進行歸檔,而檔案管理中的歸檔是針對在檔案管理中錄入的未歸檔檔案數據進行歸檔整理,在檔案錄入時,用戶可選擇是否進行未歸檔數據錄入,未歸檔數據錄入時不能生成檔號及件號,且數據狀態自動為“未組卷”。
 


檔案調整
  針對系統自動組卷錯誤或用戶組卷錯誤,系統專門設置了檔案調整子模塊,用戶可根據實際需要進行簡化方法整理的件號調整、傳統方法整理的案卷調整、卷內調整、拆卷調整、合卷調整、分卷調整等
 


報表打印
  系統提供各類型標準報表打印模板,以文書簡化方法整理為例,輸出目錄包括歸檔文件目錄、分類目錄、目錄封面等,系統支持多個條件的靈活打印輸出,系統支持生成的打印報表另存為EXCEL文件,以便用戶特殊調整或備份。


原文管理
  系統有一套完整的原文管理機制,用戶可直接對每一條記錄進行多頁原文的掃描添加、去污、糾偏等,在線直接瀏覽。針對用戶不同的掃描儀器及掃描需求,系統在原文管理的“設置”中設置了“圖像設置”調整選擇,用戶可根據實際需要進行靈活調整。
 


其他特定功能
a) 查詢:系統提供簡單查詢和多個條件的組合查詢,且用戶可自行設置查詢項目。
b) 排序:系統支持即點即排,在網格數據列表界面,用戶只需點擊任意字段名,系統即可按照該字段的數值進行升序或倒序排列,同時在排序設置界面,用戶可以任意組合多個字段進行組合排序。
c) 數據回收站:在檔案管理中可以進行回收站操作,系統默認開啟數據回收站功能,用戶也可關閉該功能,并可針對數據回收站設置密碼管理,只有通過密碼驗證的人員才能進行數據回收或清空回收站的操作。
d) 分頁:系統自動對當前管理數據進行分頁顯示,系統默認每頁顯示30條記錄,用戶也可自行設置每頁顯示記錄數,分頁顯示能夠極大提高用戶的數據操作速度。
e) 提。簩τ趥鹘y方法整理的檔案門類,系統提供了自動提取功能,通過該功能,系統會自動獲取卷內數據的文件形成時間、頁數、份數等,自動生成案卷的文件時間跨度、總頁數、總份數等信息。
f) 目錄序列:系統提供靈活的數據分類顯示功能,用戶在檔案錄入的工具條“設置”中可把常用的全宗、保管期限、年度等進行目錄序列設置。下圖為設置了全宗和年度作為目錄序列時的顯示圖。
 


g) 關聯顯示:對于進行多層管理的檔案門類,系統提供了關聯顯示的功能,以文書傳統方法整理為例,用戶選中案卷記錄時,系統根據關聯屬性,自動獲取與該案卷記錄相關的卷內文件記錄,并列表顯示。如果用戶點擊取消關聯,則顯示所有案卷的卷內記錄。
三、 檢索利用
  系統設置了專門的檢索和利用模塊,檢索子模塊只要是針對檢索用戶設立的,用戶不能進行數據增刪改操作,通過用戶的權限控制,可實現特定用戶瀏覽特定數據。為了實現特殊用戶的特殊需求,系統在該模塊設置了授權閱讀管理。同時,系統提供一套WEB版的查詢利用系統配合C/S系統進行檢索利用。
 


檢索
  檢索子模塊提供給客戶多種檢索方式,包括分類查詢、自定義查詢、多表查詢等,多表查詢中的智能檢索最簡單易用,用戶不需指定查詢字段,只需提供查詢值,系統自動進行多表多字段查詢比對。
 


借閱利用
  系統提供了完善的文檔資料借閱利用管理機制,包括借閱利用人管理、文檔檢索、借閱登記、借閱管理以及借閱統計。借閱管理中提供催還、續借、歸還以及打印借閱相關報表單據,為了便于管理員監控整個借閱數據,系統自動對借閱數據進行分色區別,到期未還記錄紅色顯示。

授權閱讀
  對于特殊人群需要瀏覽特定文件時,管理員可以通過系統的授權閱讀功能,把部分條目或條目及原文單獨授權給特點人員查看,系統可以授權給系統內部人員,也可自動生成臨時賬號以便外部人員查看,同時可以控制授權時間。
 


四、 保管鑒定
  保管鑒定模塊主要是針對檔案庫房管理、檔案存放管理和檔案鑒定銷毀工作。


庫房及存放管理
  為了適應當前檔案庫房管理的需要,系統設置庫房溫濕度登記,系統可根據用戶登記的信息數據自動生成年、月、日溫濕度變化曲線,以便用戶及時掌握庫房的溫濕度變化。
 


  針對庫房管理,系統采用仿真顯示虛擬庫房,用戶可根據自己庫房情況進行虛擬庫房設置。
  


鑒定銷毀
  不同期限的檔案資料到期后并不是直接銷毀,而是要經過嚴格的二次鑒定,鑒定為銷毀的檔案材料必須要編目記錄,以備查驗。系統專門設置了到期鑒定和銷毀清冊子模塊,嚴格按照檔案鑒定銷毀流暢設計。
 


五、 編研統計
  編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分,是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作,才能通過主動提供檔案的編研成果,直接服務于社會各項事業,有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。檔案編研主要包括重要文件匯編、組織沿革、人事任免匯編、基礎數字匯編、大事記等。為了配合檔案編研,系統設置了專題目錄子模塊,用戶可根據需要把查詢率極高的文件做成專題目錄。
 

 


  國家檔案局每年都會對基層檔案數據進行統計匯總,為此,系統設置了基本情況年報子系統,用戶可直接在此進行基本情況年報上報。
 


  用戶除了在檔案管理和檢索利用進行記錄查詢統計之外,系統專門設置了記錄統計模塊,用戶可以對系統中所有的文件、檔案及圖書資料進行各種條件的統計,并形成報表輸出。
 
六、 移交接收
  系統的移交接收模塊主要用于檔案室向檔案館移交數據、分公司向集團公司移交數據等,移交數據支持多種格式:txt,dbf,xml。另外,系統支持檔案系統內的內部移交接收機制,用戶可機構部門單獨立卷整理,整理完畢后通過內部移交機制移交到檔案室再統一立卷整理,系統支持預立卷。
 


 
七、 掃描加工
  系統對現有整理好的檔案資料進行批量掃描加工,主要包擴頁碼掃描和原文掛接。
頁碼掃描
  頁碼掃描是指系統根據用戶所指定的檔案數據的頁數和檔號排列順序自動生成一個掃描加工序列,用戶只需按照檔號的排列順序進行批量高速掃描,系統支持單雙面選擇掃描,掃描完畢后用戶可在線進行去污、糾偏、裁剪等圖像處理工作,最后上傳對應到相應的條目。
頁碼掃描的基本步驟是選取待掃描數據、批量掃描、圖像處理、原文上傳。
原文掛接
  原文掛接主要是針對用戶已經在檔案管理系統外完成原文掃描,并按照特定方式命名掃描件,例如,所有的掃描文件均按照檔號或文件編號命名,系統即可通過掃描文件的命名規則把外置的掃描文件直接上傳對應到相應的條目。并且系統支持掛接規則的自定義。


八、 移動檔案
  系統可根據用戶需要定制主題,并從系統中提取部分數據制作成數據包,該數據包可直接在windows環境獨立運行,同時支持查詢利用和報表輸出,并且可直接把數據包中的數據回寫到檔案管理系統。
 

 


 

九、 數據管理
導入導出
  為解決不同系統、機器之間數據的傳輸問題,實現數據資源共享,從而減少不必要的重復勞動,提高工作效率,系統設置了導入、導出這兩個模塊,數據導入所支持數據格式包括DBF、ACCESS、SQL ANYWHERE、SQL SERVER、SYBASE、ORACLE等。導入數據時您可根據自己的需要選擇導入字段,也可根據提供的相應函數進行自定義導入字段。您還可以查看目標表、源表和源表每個字段的數據,并可將當前的導入條件進行保存,以便下一次導入使用,系統還采用日志方式記錄數據導入的情況。
操作步驟:
1. 選擇目標表:
您只要直接在表選擇下拉列表中選擇(其內容為系統中已有的案卷表和文件表)。


顯示主鍵:目標表中如果有系統唯一關鍵字,用這項功能則可顯示出來,否則就不顯示。方法是點擊其前面的選擇框,使之出現一對勾。
2.源庫連接:
首先要進行舊數據庫的連接,可選擇數據庫類型直接連接數據庫,也可通過ODBC數據源連接數據庫,連接好了之后,在源表的“表選擇”的下拉列表中選擇源數據庫的一個數據表,系統默認為第一個數據表。如果源表中的字段名與目標表中的字段名一致,系統會將其自動對應源表中的“源列名”和“目標列名”,需要說明,在左側的“目標列名”就是用來存放相對應的右側目標表的字段名的。
3.導入數據瀏覽:
您可以查看列值、源數據表和目標數據表,瀏覽其詳細信息,方法是分別點擊“查看列值”、“查看源數據列表”和“查看目標數據表”按鈕可打開相應的數據表。
4.對應數據關系:
A. 直接導入:
其操作方法有兩種:方法一是分別在“選擇源列”和“對應目標列”中選擇要導入和被導入的字段數據。方法二是將目標表中的字段名直接拖到源表相應的目標列中,并與源表字段名相對應。通過校驗后就可進行導入操作。
B. 轉換合并:
即將源表中的數據通過一定函數轉化后再導入到目標表的字段中。首先選擇函數,在下拉列表中選擇相應函數,該函數就會顯示在源列組合列表框中(各函數的功能請參閱相關庫函數說明);其次是在“選擇源列”下拉列表中選擇要導入到目標表中的源表字段名,此字段名就會置于上一步輸入的函數括號內,您可以根據其函數特點進行定義。例如left(資料名稱,4),則是截取源表中字段為“資料名稱”的所有數據信息的左起4個字符?牲c擊“查看列值”按鈕查看該列數據;最后是在“對應目標列”下拉列表中選擇對應的目標字段,系統會自動將目標字段添加到源表中的目標列名中,也可直接在目標字段列表中拖拽目標字段到源字段列表中的目標列中,并且與源字段相對應。
C. 添加新列:
添加的新列主要是為了兼容不同數據類型。例如,在源數據表中“組卷年度”為數字型,而在我們的檔案管理系統中“組卷年度”是整數型,直接對應兩者的關系,系統提示類型不符,就可以采用為該“組卷年度”字段創建新列,然后把檔案管理系統中的“組卷年度”對應到新建列,在進行數據導入時,系統會自動修正源數據表中的“組卷年度”每個字段,強行寫入檔案管理系統中的“組卷年度”。具體操作:首先在源表中選擇需要轉換的字段,在“定義新列名”中輸入定義的名稱,“較驗自定義列”后,按“添加新列”按鈕,此字段名就會列于源字段列表中的“源列名”欄,(如果操作失誤,可點擊“刪除新列”按鈕刪除),再把新列和相應的目標表中的字段對應即可。需要說明:因系統是強行寫入,可能會出現少數不符合檔案管理系統的要求的數據被導入進去,在進行數據瀏覽檢查時,需要手工更改過來。
注意:
a.系統已將兩表中相同的字段列于源表的目標列名欄中,對于這些字段列名不能再設置。
b.對目標表中已經設置了對應關系的列名,系統不允許再次設置。
c.目標表中如果有系統唯一關鍵字,則對此關鍵字一定要設置對應關系,且數值必須唯一,不能重復。如果有錯誤操作,選中該項記錄,按“取消對應關系”可取消以上對應關系設置的操作。
5.定義導入條件:
即系統對源表中的數據進行過濾,使導入到目標表中的數據符合用戶的需求。導入條件的定義您可以根據源表字段來設定。首先點擊“導入條件”按鈕,系統切換為導入條件對話框, 您可以在其輸入框內輸入要導入的條件,例如:'ARtention'='永久'等。然后點擊“校驗導入條件”按鈕對輸入的條件的語法和內容進行校驗,通過則可進行下一步操作,否則系統會給出提示,提醒您輸入的條件不正確,您就必須對以上輸入進行檢查,找出錯誤原因,再進行以上操作。選擇覆蓋目標表數據(使其前面的選擇框內出現一個對勾),則新導入的數據覆蓋以前中的數據,否則就不覆蓋。
注意:導入條件缺省情況下系統則默認為所有的數據。
6.保存導入條件:
在設置完成數據導入對應關系之后,你可以選擇“保存導入環境”以備重新導入,下次重新導入時,只需要在“選擇路徑”子菜單中,點擊選擇路徑按鈕,指定到保存的導入環境文件,系統會根據你保存的文件信息自動對應相關字段。
7.導入:
確定以上所做的工作都正確后,您就可以對數據進行導入操作了。點擊“導入”按鈕,窗體底部會出現導入數據的數量信息,點擊“停止導入”按鈕則取消當前的導入工作,系統給出提示是否保存當前已導入的數據,進行選擇確定后退出導入工作。
8.其它說明:
• 導入文本文件:選擇此功能就是系統將數據導出模塊中的文本文件導入到本系統中。在這里,源表、對應關系等功能都不可操作,只須直接點擊“導入”按鈕進行操作。
• 查看日志:系統自動對導入出錯信息進行記錄,以備日后查看。
備份恢復
系統提供了三種不同的備份恢復模式:
1. 門類數據備份恢復模式:該模式只是針對某一個表的部分數據進行備份恢復,多層表結構的門類需要多次備份,支持數據重復覆蓋,支持數據疊加,支持原文選擇備份。
2. 門類格式備份恢復模式:該模式只是備份多個門類表的結構、相關報表等,不包括該門類的數據,備份恢復針對的是整個門類,而不是單個表。注,該模式恢復后的門類為無數據的空門類。
3. 門類數據格式備份恢復模式:該模式可備份多個門類的所有信息,包括門類結構、報表、門類數據等,支持原文選擇備份。
    特別說明:系統提供的三種備份恢復模式只是系統的部分數據備份,整個系統的數據備份請參考相關數據庫的備份恢復機制。
十、 系統管理
  系統管理模塊主要是為整個系統的管理維護而設置的,主要包括一下幾個方面:
1. 全宗管理:系統支持多全宗(單位)管理,全宗號是檔案館分配給檔案室的代碼,如果沒有可以采用拼音簡寫的方式代表。
2. 實體分類:因系統是多全宗(單位)管理機制,故在系統中每一個全宗(單位)均可設置自己的實體分類方案。系統提供常用實體分類模板,用戶可在該模板的基礎上修改調整,同時,用戶也可導出自己的實體分類方案。
3. 檔號格式:系統是開放性的檔案管理系統,用戶可自行創建檔案門類,因每種檔案檔號格式不同,故系統設置檔號格式子模塊,用戶可根據自身檔案特點,自定義相應檔案門類的檔號組成項、連接符、組成項字符長度。
4. 輔助字典:輔助字典是指系統為選擇錄入型字段專門設置的管理子模塊,在輔助字典中用戶可對所有選擇錄入型字段的備選項目進行調整,同時也可新增選擇型錄入字段。系統支持選擇錄入字段設置默認值。
5. 用戶管理:
a) 系統管理員:該組內的用戶擁有系統所有數據功能權限,且不能進行權限設置。isa為系統默認用戶,不能刪除。系統管理員可對非管理員組的所有用戶進行權限設置,包括分級管理員。
b) 分級管理員:系統支持多全宗(單位)管理,故用戶管理支持分級管理,在新建用戶時指定全宗(單位),并勾選“全宗管理員”,則該用戶為該全宗的全宗管理員,他負責該全宗的所有數據及人員權限的分配。
c) 普通用戶(組):系統管理員或分級管理員可對其進行特定權限的分配設置。
d) 系統維護管理員:sysisa是系統維護管理員,他只能進行功能性維護,不能查看數據。
6. 原文管理:系統支持多種方式的原文管理模式:單機模式、網絡共享模式、FTP模式和數據庫存儲模式。同時,用戶可選擇針對原文的加密、壓縮等安全機制。一般單機版采用系統默認的原文單機管理模式,系統默認管理路徑為“c:\kydoc”,用戶在安裝完成后應能重新指定新的原文管理路徑;網絡版用戶應采用FTP模式管理原文;oracle網絡版的用戶可考慮采用數據庫存儲方式,非oracle網絡版不建議用戶采用數據庫存儲模式。
7. 日志檢查:系統針對每個用戶的每個重要操作在系統日志中均有詳細記錄。
8. 升級維護:更新系統的接口,用戶導入相應升級包,系統會自動升級所有客戶端,并更新版本號。
9. 門類定制:用戶可根據文件、資料、檔案管理的需要,在門類定制中定義相應的管理門類。
10. 界面設計:用戶可對每個管理門類的界面進行隨意設計,包括網格瀏覽界面設計和卡片界面設計。
11. 報表定制:用戶可在每個管理門類下添加、修改、刪除報表模板。

十一、WEB查詢利用子系統
該子系統是基于.NET開發的新一代web查詢利用系統,具有數據錄入、原文上傳、多方式檢索、借閱查詢、借閱審批和借閱管理等功能。
1. 主頁式設計,即時消息提醒。
 


2. 與C/S客戶端相同的數據操作處理機制,系統自動檢測每個字段屬性:非空、不可重復、值繼承等,確保了B/S的數據操作與C/S客戶端的數據操作具有相同的工作效率。
 


3. 支持所有主流文件格式在線直接瀏覽、打印。


4. 簡單查詢、組合查詢、智能查詢和進階檢索相結合,同時支持多表檢索、分類檢索和自定義檢索。
 


5. 檢索到的記錄可直接提交“借”(借出)和“查”(查看原文)申請。
 


6. 用戶提交借閱申請后,系統及時反饋借閱信息到管理員的“系統消息”,借閱申請需經過管理員和領導兩級審批才能實現借閱,同時管理員可在線對借閱文件進行續借、催還、回收授權等操作。

  
7. 全面的借閱統計和報表輸出。
 


 

  向上  

皖公網安備 34010402702968號

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